経済産業省は１０階の小さな事務室を会議場所とし、ホワイトボードに「輸出管理に関する事務的説明会」という説明をプリントしたＡ４用紙２枚を貼り付けた。正式会議室でもなく、一般の事務用椅子が置かれて会議出席者の名札や飲料もなかった。日本が前面に出す「おもてなし」とは程遠かった。日本側がわざと冷遇をしたといえる。洋服をジャケット正装で臨んだ韓国側とは違い、日本側は半袖シャツ姿だった。


会議場所もみすぼらしかった。テーブルと簡易椅子が片隅に積まれており、床には機資材が破損した跡が残っていた。会議には韓国側からは産業通商資源部のチョン・チャンス貿易安保課長とハン・チョルヒ北東アジア通商課長が、日本側からは経済産業省の岩松潤・貿易管理課長と猪狩克朗・安全保障貿易管理課長が参加した。日本側は会議出席者の発言は公開しなかった。両側が席に座って正面を凝視する様子１分だけを取材陣に公開した。